Mae Cefnogi Trydydd Sector Cymru yn gydweithrediad rhwng Cyngor Gweithredu Gwirfoddol Cymru (WCVA) a’r Cynghorau Gwirfoddol Sirol (CGSau) yng Nghymru (y cyfeirir atynt yn yr hysbysiad hwn ar y cyd fel “ni”). Y nod yr ydym yn ei rannu yw galluogi’r trydydd sector a gwirfoddolwyr ledled Cymru i gyfrannu’n llawn at lesiant unigolion a chymunedol, yn nawr ac at y dyfodol.
Er mwyn cyflawni'r nod hwn rydym wedi cydweithio i ddatblygu dwy
gronfa ddata (y Cronfeydd Data). Mae'r naill yn system Rheoli
Cysylltiadau Cleientiaid (CRM) y gallwn ei defnyddio i storio
manylion y mudiadau yr ydym yn gweithio gyda nhw ac i gofnodi
unrhyw ryngweithiadau rhwng aelodau o Cefnogi Trydydd Sector Cymru
a'r mudiadau hyn. Gallwn hefyd gofnodi manylion cyswllt pobl sydd â
diddordeb yn ein gwaith, boed hynny fel unigolion neu ar ran eu
mudiadau a defnyddio'r system CRM i reoli ein gweithgareddau
cyfathrebu â nhw.
System Rheoli Gwirfoddolwyr yw'r llall sy'n galluogi Cefnogi
Trydydd Sector Cymru i hwyluso'r broses o gysylltu'r rheini sydd
eisiau gwirfoddoli â'r mudiadau trydydd sector sydd angen
gwirfoddolwyr mewn ffordd sy'n gwella'r profiad gwirfoddoli a'r
broses rheoli gwirfoddolwyr. Mae'r cronfeydd data hyn ar wahân, ond
maent wedi'u cysylltu â'i gilydd.
Rydym wedi datblygu'r hysbysiad preifatrwydd hwn i fod mor
dryloyw â phosib ynglŷn â'r Cronfeydd Data a'r wybodaeth bersonol a
gedwir ynddynt. Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn wedi'i ysgrifennu
i'r unigolion y mae eu gwybodaeth bersonol yn cael ei storio yn y
Cronfeydd Data (y cyfeirir atynt yn yr hysbysiad hwn fel "chi").
Rydym yn trin preifatrwydd data o ddifrif ac yn cydymffurfio â
fframwaith deddfwriaethol diogelu data y Deyrnas Unedig sy'n
cynnwys y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) Ewropeaidd a
deddfwriaeth y DU ei hun.
Pa wybodaeth sydd yn yr hysbysiad preifatrwydd
hwn?
Gofynnwn i chi ddarllen yr hysbysiad preifatrwydd hwn yn ofalus
gan ei fod yn cynnwys gwybodaeth bwysig ynglŷn â'r canlynol:
- pa wybodaeth bersonol sy'n cael ei storio yn y Cronfeydd
Data;
- sut mae'r wybodaeth bersonol a gedwir yn y Cronfeydd Data yn
cael ei defnyddio ac at ba ddibenion (prosesu yw'r enw a roddir ar
hyn);
- y sail gyfreithlon dros brosesu'r wybodaeth yn y ffordd
hon;
- sut ac o ble rydym yn casglu'ch gwybodaeth bersonol;
- pwy sydd â mynediad at y wybodaeth a gedwir yn y Cronfeydd
Data;
- trydydd partïon y gallem rannu'ch gwybodaeth bersonol â
nhw;
- am ba hyd rydym yn cadw'ch gwybodaeth bersonol;
- sut y gallwch reoli'ch dewisiadau cyfathrebu; ac
- o ble i gael rhagor o wybodaeth ynglŷn â'ch hawliau
preifatrwydd.
Rheolydd Data
Er mai WCVA sy'n rheoli'r Cronfeydd Data, mae'r wybodaeth yn y
Cronfeydd Data yn cael ei chadw ar ran yr holl aelodau o Cefnogi
Trydydd Sector, h.y. WCVA a'r CGSau yng Nghymru gyda'i gilydd.
Rydym yn gyd-reolwyr data o'r wybodaeth bersonol a gedwir yn y
cronfeydd data. Rydym wedi ymrwymo i Femorandwm Cyd-ddealltwriaeth
sy'n rheoli ein perthynas mewn cysylltiad â'r Cronfeydd Data.
Mae pob un o'r mudiadau sydd wedi ymrwymo i'r Memorandwm
Cyd-ddealltwriaeth wedi penodi person cyswllt sy'n gyfrifol am y
Cronfeydd Data. I WCVA, y person cyswllt hwn yw Swyddog Diogelu
Data WCVA. Mae manylion llawn y mudiadau a sut i gysylltu â nhw ar
gael yma.
Categorïau Gwybodaeth Bersonol
Cedwir y categorïau canlynol o wybodaeth bersonol yn y Cronfeydd
Data:
- enw cyntaf a chyfenw
- y cyfarchiad sydd orau gennych
- unrhyw anrhydeddau sydd gennych
- mudiad
- teitl swydd
- cyfeiriad(au) cyswllt
- cyfeiriad(au) ebost cyswllt
- rhif(au) ffôn cyswllt
- rhif(au) cyswllt mewn argyfwng - gwirfoddolwyr yn unig
- dyddiad geni - gwirfoddolwyr yn unig
- manylion perthnasol i'ch chwiliad am gyfleoedd gwirfoddoli
- manylion eich diddordebau yn y trydydd sector a'ch dewisiadau
cyfathrebu
- eich dewis iaith (Cymraeg neu Saesneg)
Rydym hefyd yn cadw manylion eich rhywedd, eich tarddiad o ran
hil neu ethnigrwydd, a'ch iechyd neu'ch cyflwr corfforol neu
feddyliol, os ydych wedi darparu'r rhain i ni yn wirfoddol.
Ar gyfer beth y defnyddir y Wybodaeth
Bersonol?
Prif ddiben y Cronfeydd Data yw ein galluogi i reoli ein
gweithgareddau cyfathrebu â phobl a mudiadau sydd eisiau clywed
gennym. Gan ddefnyddio'r wybodaeth bersonol yn y cronfeydd data
gallwn anfon gohebiaeth yr ydym yn credu a fydd o ddiddordeb i chi
drwy ebost, ffôn, neges destun, post, y cyfryngau cymdeithasol a
sianeli digidol eraill. Mae defnyddio a rhannu'r Cronfeydd Data
canolog yn osgoi dyblygu diangen. Mae'r Cronfeydd Data hefyd yn
cynnwys nodwedd sy'n eich galluogi i reoli'r ohebiaeth rydych yn ei
chael yn fwy effeithiol.
Mae'r Cronfeydd Data hefyd yn adnodd i'n galluogi i baru
cyfleoedd gwirfoddoli â gwirfoddolwyr.
Gallwn hefyd ddefnyddio'r Cronfeydd Data i ddarparu mewnwelediad
a dadansoddiad i'n helpu i barhau i wella effeithiolrwydd ein
gweithgareddau cyfathrebu, datblygu'r cynhyrchion a'r gwasanaethau
yr ydym yn eu cynnig i'n haelod-fudiadau, monitro cyrhaeddiad ein
gweithgareddau cyfathrebu ac amrywiaeth y derbynyddion a darparu
adroddiadau i gyllidwyr a rheoleiddwyr.
Sylwer, ac eithrio yn achos gwirfoddolwyr, bydd gwybodaeth
ynglŷn â'ch rhywedd, eich tarddiad o ran hil neu ethnigrwydd, a'ch
iechyd neu'ch cyflwr corfforol neu feddyliol yn cael ei defnyddio
at ddibenion ystadegol a monitro yn unig, a hynny yn ddienw.
Os oes gennych ddiddordeb mewn gwirfoddoli, mae'r Cronfeydd Data
yn eich galluogi i ddarparu gwybodaeth o'ch gwirfodd ynglŷn ag
unrhyw ofynion penodol sydd gennych sy'n deillio o'ch cyflwr iechyd
corfforol neu feddyliol.
Ffynonellau Gwybodaeth
Cafodd y wybodaeth bersonol sydd yn y system CRM ei mewnforio'n
wreiddiol iddi o gronfeydd data a gynhaliwyd ar wahân gan WCVA a'r
CGSau. Mae'r System Rheoli Gwirfoddolwyr yn gronfa ddata cwbl
newydd.
Gellir ychwanegu at y wybodaeth sydd yn y Cronfeydd Data gyda
gwybodaeth a ddaw o ffynonellau amrywiol gan gynnwys:
- gwybodaeth a geir yn uniongyrchol gennych chi
- gwybodaeth a geir gan fudiadau sy'n aelodau ohonom neu sydd â
chysylltiad â ni - efallai'ch bod yn gweithio neu'n gwirfoddoli i
un o'r mudiadau hyn a bod y mudiad wedi anfon eich manylion atom
ni
- gwybodaeth a gesglir mewn digwyddiadau neu gyrsiau hyfforddi a
gynhelir gennym
- gwybodaeth sydd ar gael yn gyhoeddus gan gynnwys o ffynonellau
arlein a'r cyfryngau cymdeithasol
- gwybodaeth a gynhyrchir gennym ni ac a gofnodir yn y Cronfeydd
Data, megis eich diddordebau a'ch dewisiadau cyfathrebu
Y Sail Gyfreithlon
Ni fyddwn yn storio'ch gwybodaeth bersonol yn y cronfeydd data
ond pan allwn wneud hynny'n gyfreithlon. Mae'r fframwaith
deddfwriaethol diogelu data yn darparu nifer cyfyngedig o resymau
dros brosesu gwybodaeth bersonol.
Rydym yn dibynnu ar y seiliau cyfreithlon canlynol i brosesu
gwybodaeth gyffredinol:
- pan fo gennym eich caniatâd
- pan fo prosesu eich data personol o fudd cyhoeddus
- pan fo angen prosesu'ch data personol ar gyfer ein buddiannau
cyfreithlon neu fuddiannau cyfreithlon trydydd sector ac nid yw'ch
hawliau preifatrwydd yn cael blaenoriaeth dros y buddiannau
hyn
Yn yr achos hwn y buddiannau cyfreithlon yw buddiannau WCVA a'r
CGSau sydd wedi ymrwymo i'r Memorandwm Cyd-ddealltwriaeth sydd am
gyfathrebu â phobl a mudiadau sydd â diddordeb ynglŷn â'u gwaith
a'r gwasanaethau maent yn eu cynnig. Mae gennym hefyd y budd
cyfreithlon o fod eisiau rhannu adnoddau a chydweithio drwy fod â
chronfeydd data canolog effeithiol. Credwn fod hyn o fudd cyhoeddus
yn ogystal.
Mae'ch hawliau preifatrwydd wedi'u diogelu gan nad yw'r
Cronfeydd Data ond yn storio gwybodaeth sylfaenol amdanoch, ceir
protocol llym ar gyfer pwy all gael at eich gwybodaeth bersonol ac
mae gennych y gallu i reoli'ch dewisiadau cyfathrebu. Gallwch hefyd
wrthwynebu ein bod yn storio ac yn defnyddio'ch gwybodaeth bersonol
unrhyw bryd fel yr amlinellir isod.
Mae'r fframwaith deddfwriaethol diogelu data yn cynnwys
darpariaethau penodol sy'n ein galluogi i brosesu gwybodaeth ynglŷn
â'ch rhywedd, eich tarddiad o ran hil neu ethnigrwydd, a'ch iechyd
neu'ch cyflwr corfforol neu feddyliol er mwyn monitro amrywiaeth yn
ddienw. Ar gyfer gwirfoddolwyr gall gwybodaeth ynglŷn â'ch iechyd
neu'ch cyflwr corfforol neu feddyliol gael ei phrosesu gyda'ch
caniatâd penodol.
Pwy all gael at eich Gwybodaeth Bersonol
Er bod y Cronfeydd Data yn gydweithrediad, ni all pob aelod o
Cefnogi Trydydd Sector Cymru gael at eich gwybodaeth bersonol na'i
defnyddio.
Rydym wedi sefydlu protocol llym, sydd wedi'i gynnwys yn y
Memorandwm Cyd-ddealltwriaeth, i sicrhau nad yw WCVA neu CGS
penodol ond yn cael at eich gwybodaeth ac yn ei defnyddio pan
fo:
- gennych eisoes berthynas â'r aelod perthnasol o Cefnogi Trydydd
Sector Cymru a oedd yn bodoli cyn datblygiad y Cronfeydd Data
- caniatâd wedi'i roi gennych chi i'r aelod perthnasol o Cefnogi
Trydydd Sector Cymru gyfathrebu â chi
- gan yr aelod o Cefnogi Trydydd Sector Cymru fudd cyfreithlon
penodol i ddefnyddio'ch gwybodaeth oherwydd, er enghraifft, mae'n
cynnal digwyddiad yn yr ardal yr ydych yn byw neu'n gweithio
ynddi
Gan fod WCVA yn gyfrifol am reoli'r Cronfeydd Data, gall nifer
bach o aelodau o staff WCVA gael at yr holl wybodaeth sydd yn y
Cronfeydd Data.
Rhannu'ch gwybodaeth bersonol â Thrydydd
Partïon
Mae'r rhan hon o'r hysbysiad preifatrwydd yn nodi manylion
trydydd partïon y gallem rannu'r wybodaeth bersonol sydd yn y
Cronfeydd Data â nhw.
Mae'r Cronfeydd Data yn cael eu lletya gan drydydd partïon o'r
enw Sales Force a Team Kinetic. Er bod gan Sales Force a Team
Kinetic fynediad at y wybodaeth yn y Cronfeydd Data i sicrhau eu
bod bob amser yn gweithio'n effeithiol, ni chaniateir iddynt
ddefnyddio'r wybodaeth am unrhyw reswm.
Gallem hefyd redeg adroddiadau cyfanredol dienw oddi ar y
cronfeydd data a'u rhannu â Llywodraeth Cymru, awdurdodau lleol,
byrddau iechyd a'r Comisiwn Elusennau. Mae'n bosib y cyhoeddir yr
adroddiadau hyn yn ogystal. Ni fyddwn yn rhannu'ch gwybodaeth
bersonol â'r cyrff hyn fodd bynnag nac yn rhoi mynediad iddynt at y
data "crai" y mae'r adroddiadau wedi'u seilio arno. Gallai'r
aelodau o Cefnogi Trydydd Sector Cymru benodi ymchwilydd allanol
i'n cynorthwyo gyda'r gwaith hwn, a fyddai'n cael mynediad at y
wybodaeth sydd yn y Cronfeydd Data.
Gallai Cefnogi Trydydd Sector Cymru hefyd benodi gwerthuswr
mewnol neu allanol i asesu effeithiolrwydd y Cronfeydd Data.
Byddai'r gwerthuswr yn cael mynediad at y wybodaeth bersonol sydd
yn y Cronfeydd Data, ond ni fyddai'n gallu defnyddio'r
wybodaeth.
Nid ydym yn trosglwyddo gwybodaeth bersonol sydd yn y Cronfeydd
Data y tu allan i'r Ardal Economaidd Ewropeaidd. Nid yw'r un o'r
darparwyr gwasanaethau yr ydym yn eu defnyddio i'n cynorthwyo i
ddarparu'r Cronfeydd Data wedi'u lleoli y tu allan i'r Ardal
Economaidd Ewropeaidd.
Eich Dewisiadau Cyfathrebu
Mae'r Cronfeydd Data yn cynnig nodwedd i ni sy'n eich galluogi i
bennu'ch dewisiadau cyfathrebu, o ran y dull cyfathrebu, y pwnc a
pha fudiadau yr hoffech glywed ganddynt. Ewch i'r link ar y neges i
ddiweddaru neu newid eich dewisiadau cyfathrebu unrhyw bryd. Sylwch
y gall gymryd hyd at wythnos i unrhyw newidiadau gael eu
prosesu.
Am ba hyd y byddwn yn cadw'ch gwybodaeth
bersonol
Mae'r fframwaith deddfwriaethol diogelu data yn gosod
rhwymedigaeth arnom i adolygu am ba hyd yr ydym yn cadw gwybodaeth
bersonol. Ni allwn ond cadw'ch gwybodaeth bersonol am gyhyd ag sy'n
angenrheidiol i ni wneud hynny. Nid ydym ond yn bwriadu cadw'ch
gwybodaeth mewn ffurf adnabyddadwy yn y Cronfeydd Data tra ydych yn
dal i fod yn fodlon i ni barhau i gyfathrebu â chi, neu tra ydych
yn dymuno cael gwybod am gyfleoedd gwirfoddoli. Nid oes gennym
gynlluniau ar hyn o bryd i ddileu'ch gwybodaeth.
Hawliau Unigolion
Mae gennych nifer o hawliau mewn perthynas â'r wybodaeth
bersonol a gedwir yn y Cronfeydd Data. Os hoffech arfer unrhyw rai
o'r hawliau, cysylltwch â WCVA drwy un o'r ffyrdd a nodir isod.
- Mae gennych hawl i gael mynediad at y wybodaeth bersonol sydd
gennym amdanoch
- Mae gennych hawl i gywiro unrhyw wybodaeth sydd gennym amdanoch
yr ydych yn credu sy'n anghywir neu'n anghyflawn
- Mae gennych hawl i wrthwynebu ein defnydd o'ch gwybodaeth
bersonol at ddibenion marchnata uniongyrchol. Os na hoffech i ni
gyfathrebu â chi mwyach, cysylltwch â ni. Ni fyddwn wedyn yn
cyfathrebu â chi, ond byddwn yn cadw cofnod ohonoch a'ch cais i
beidio â chlywed gennym.
- Mae gennych hawl i ofyn i ni ddileu'ch gwybodaeth. Sylwch, os
ydym yn gwneud hyn, na fydd gennym gofnod o'r ffaith eich bod wedi
gofyn i ni beidio â chyfathrebu â chi. Mae'n bosib felly y byddwch
yn dechrau clywed gennym ryw adeg yn y dyfodol, os ydym yn cael
eich manylion o ffynhonnell wahanol.
- Pan fo prosesu'ch gwybodaeth bersonol wedi'i seilio ar eich
caniatâd, mae gennych hawl i dynnu'r caniatâd yn ôl unrhyw bryd.
Cysylltwch â ni os hoffech wneud hyn.
Manylion Cyswllt
webmaster@wcva.org.uk
Sut i Gwyno
Rhowch wybod i ni os ydych yn anfodlon â'r ffordd rydym wedi
defnyddio'ch gwybodaeth bersonol.
Mae gennych hefyd hawl i gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd
Gwybodaeth. Gallwch gael gwybod ar ei gwefan sut i godi pryder yma.
Newidiadau yn yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn
Diweddarwyd yr hysbysiad preifatrwydd hwn ddiwethaf ar 2 Mai
2018. Rydym yn adolygu'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rheolaidd a
gallem ei newid o bryd i'w gilydd drwy ddiweddaru'r dudalen hon i
adlewyrchu newidiadau yn y gyfraith a/neu ein harferion
preifatrwydd. Fe'ch anogwn i wirio'r hysbysiad preifatrwydd hwn am
unrhyw newidiadau yn rheolaidd.
Rhestr o Aelodau Cefnogi Trydydd Sector Cymru a'u
Manylion Cyswllt