Hysbysiad Preifatrwydd

Er mwyn cyflawni'r nod hwn rydym wedi cydweithio i ddatblygu dwy gronfa ddata (y Cronfeydd Data). Mae'r naill yn system Rheoli Cysylltiadau Cleientiaid (CRM) y gallwn ei defnyddio i storio manylion y mudiadau yr ydym yn gweithio gyda nhw ac i gofnodi unrhyw ryngweithiadau rhwng aelodau o Cefnogi Trydydd Sector Cymru a'r mudiadau hyn. Gallwn hefyd gofnodi manylion cyswllt pobl sydd â diddordeb yn ein gwaith, boed hynny fel unigolion neu ar ran eu mudiadau a defnyddio'r system CRM i reoli ein gweithgareddau cyfathrebu â nhw.

System Rheoli Gwirfoddolwyr yw'r llall sy'n galluogi Cefnogi Trydydd Sector Cymru i hwyluso'r broses o gysylltu'r rheini sydd eisiau gwirfoddoli â'r mudiadau trydydd sector sydd angen gwirfoddolwyr mewn ffordd sy'n gwella'r profiad gwirfoddoli a'r broses rheoli gwirfoddolwyr. Mae'r cronfeydd data hyn ar wahân, ond maent wedi'u cysylltu â'i gilydd.

Rydym wedi datblygu'r hysbysiad preifatrwydd hwn i fod mor dryloyw â phosib ynglŷn â'r Cronfeydd Data a'r wybodaeth bersonol a gedwir ynddynt. Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn wedi'i ysgrifennu i'r unigolion y mae eu gwybodaeth bersonol yn cael ei storio yn y Cronfeydd Data (y cyfeirir atynt yn yr hysbysiad hwn fel "chi"). Rydym yn trin preifatrwydd data o ddifrif ac yn cydymffurfio â fframwaith deddfwriaethol diogelu data y Deyrnas Unedig sy'n cynnwys y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) Ewropeaidd a deddfwriaeth y DU ei hun.

Pa wybodaeth sydd yn yr hysbysiad preifatrwydd hwn?

Gofynnwn i chi ddarllen yr hysbysiad preifatrwydd hwn yn ofalus gan ei fod yn cynnwys gwybodaeth bwysig ynglŷn â'r canlynol:

• pa wybodaeth bersonol sy'n cael ei storio yn y Cronfeydd Data;
• sut mae'r wybodaeth bersonol a gedwir yn y Cronfeydd Data yn cael ei defnyddio ac at ba ddibenion (prosesu yw'r enw a roddir ar hyn);
• y sail gyfreithlon dros brosesu'r wybodaeth yn y ffordd hon;
• sut ac o ble rydym yn casglu'ch gwybodaeth bersonol;
• pwy sydd â mynediad at y wybodaeth a gedwir yn y Cronfeydd Data;
• trydydd partïon y gallem rannu'ch gwybodaeth bersonol â nhw;
• am ba hyd rydym yn cadw'ch gwybodaeth bersonol;
• sut y gallwch reoli'ch dewisiadau cyfathrebu; ac
• o ble i gael rhagor o wybodaeth ynglŷn â'ch hawliau preifatrwydd.

Rheolydd Data

Er mai WCVA sy'n rheoli'r Cronfeydd Data, mae'r wybodaeth yn y Cronfeydd Data yn cael ei chadw ar ran yr holl aelodau o Cefnogi Trydydd Sector, h.y. WCVA a'r CGSau yng Nghymru gyda'i gilydd. Rydym yn gyd-reolwyr data o'r wybodaeth bersonol a gedwir yn y cronfeydd data. Rydym wedi ymrwymo i Femorandwm Cyd-ddealltwriaeth sy'n rheoli ein perthynas mewn cysylltiad â'r Cronfeydd Data.

Mae pob un o'r mudiadau sydd wedi ymrwymo i'r Memorandwm Cyd-ddealltwriaeth wedi penodi person cyswllt sy'n gyfrifol am y Cronfeydd Data. I WCVA, y person cyswllt hwn yw Swyddog Diogelu Data WCVA. Mae manylion llawn y mudiadau a sut i gysylltu â nhw ar gael yma.

Categorïau Gwybodaeth Bersonol

Cedwir y categorïau canlynol o wybodaeth bersonol yn y Cronfeydd Data:

• enw cyntaf a chyfenw
• y cyfarchiad sydd orau gennych
• unrhyw anrhydeddau sydd gennych
• mudiad
• teitl swydd
• cyfeiriad(au) cyswllt
• cyfeiriad(au) ebost cyswllt
• rhif(au) ffôn cyswllt
• rhif(au) cyswllt mewn argyfwng - gwirfoddolwyr yn unig
• dyddiad geni - gwirfoddolwyr yn unig
• manylion perthnasol i'ch chwiliad am gyfleoedd gwirfoddoli
• manylion eich diddordebau yn y trydydd sector a'ch dewisiadau cyfathrebu
• eich dewis iaith (Cymraeg neu Saesneg)

Rydym hefyd yn cadw manylion eich rhywedd, eich tarddiad o ran hil neu ethnigrwydd, a'ch iechyd neu'ch cyflwr corfforol neu feddyliol, os ydych wedi darparu'r rhain i ni yn wirfoddol.

Ar gyfer beth y defnyddir y Wybodaeth Bersonol?

Prif ddiben y Cronfeydd Data yw ein galluogi i reoli ein gweithgareddau cyfathrebu â phobl a mudiadau sydd eisiau clywed gennym. Gan ddefnyddio'r wybodaeth bersonol yn y cronfeydd data gallwn anfon gohebiaeth yr ydym yn credu a fydd o ddiddordeb i chi drwy ebost, ffôn, neges destun, post, y cyfryngau cymdeithasol a sianeli digidol eraill. Mae defnyddio a rhannu'r Cronfeydd Data canolog yn osgoi dyblygu diangen. Mae'r Cronfeydd Data hefyd yn cynnwys nodwedd sy'n eich galluogi i reoli'r ohebiaeth rydych yn ei chael yn fwy effeithiol.

Mae'r Cronfeydd Data hefyd yn adnodd i'n galluogi i baru cyfleoedd gwirfoddoli â gwirfoddolwyr.

Gallwn hefyd ddefnyddio'r Cronfeydd Data i ddarparu mewnwelediad a dadansoddiad i'n helpu i barhau i wella effeithiolrwydd ein gweithgareddau cyfathrebu, datblygu'r cynhyrchion a'r gwasanaethau yr ydym yn eu cynnig i'n haelod-fudiadau, monitro cyrhaeddiad ein gweithgareddau cyfathrebu ac amrywiaeth y derbynyddion a darparu adroddiadau i gyllidwyr a rheoleiddwyr.

Sylwer, ac eithrio yn achos gwirfoddolwyr, bydd gwybodaeth ynglŷn â'ch rhywedd, eich tarddiad o ran hil neu ethnigrwydd, a'ch iechyd neu'ch cyflwr corfforol neu feddyliol yn cael ei defnyddio at ddibenion ystadegol a monitro yn unig, a hynny yn ddienw.

Os oes gennych ddiddordeb mewn gwirfoddoli, mae'r Cronfeydd Data yn eich galluogi i ddarparu gwybodaeth o'ch gwirfodd ynglŷn ag unrhyw ofynion penodol sydd gennych sy'n deillio o'ch cyflwr iechyd corfforol neu feddyliol.

Ffynonellau Gwybodaeth

Cafodd y wybodaeth bersonol sydd yn y system CRM ei mewnforio'n wreiddiol iddi o gronfeydd data a gynhaliwyd ar wahân gan WCVA a'r CGSau. Mae'r System Rheoli Gwirfoddolwyr yn gronfa ddata cwbl newydd.

Gellir ychwanegu at y wybodaeth sydd yn y Cronfeydd Data gyda gwybodaeth a ddaw o ffynonellau amrywiol gan gynnwys:

• gwybodaeth a geir yn uniongyrchol gennych chi
• gwybodaeth a geir gan fudiadau sy'n aelodau ohonom neu sydd â chysylltiad â ni - efallai'ch bod yn gweithio neu'n gwirfoddoli i un o'r mudiadau hyn a bod y mudiad wedi anfon eich manylion atom ni
• gwybodaeth a gesglir mewn digwyddiadau neu gyrsiau hyfforddi a gynhelir gennym
• gwybodaeth sydd ar gael yn gyhoeddus gan gynnwys o ffynonellau arlein a'r cyfryngau cymdeithasol
• gwybodaeth a gynhyrchir gennym ni ac a gofnodir yn y Cronfeydd Data, megis eich diddordebau a'ch dewisiadau cyfathrebu

Y Sail Gyfreithlon

Ni fyddwn yn storio'ch gwybodaeth bersonol yn y cronfeydd data ond pan allwn wneud hynny'n gyfreithlon. Mae'r fframwaith deddfwriaethol diogelu data yn darparu nifer cyfyngedig o resymau dros brosesu gwybodaeth bersonol.

Rydym yn dibynnu ar y seiliau cyfreithlon canlynol i brosesu gwybodaeth gyffredinol:

• pan fo gennym eich caniatâd
• pan fo prosesu eich data personol o fudd cyhoeddus
• pan fo angen prosesu'ch data personol ar gyfer ein buddiannau cyfreithlon neu fuddiannau cyfreithlon trydydd sector ac nid yw'ch hawliau preifatrwydd yn cael blaenoriaeth dros y buddiannau hyn

Yn yr achos hwn y buddiannau cyfreithlon yw buddiannau WCVA a'r CGSau sydd wedi ymrwymo i'r Memorandwm Cyd-ddealltwriaeth sydd am gyfathrebu â phobl a mudiadau sydd â diddordeb ynglŷn â'u gwaith a'r gwasanaethau maent yn eu cynnig. Mae gennym hefyd y budd cyfreithlon o fod eisiau rhannu adnoddau a chydweithio drwy fod â chronfeydd data canolog effeithiol. Credwn fod hyn o fudd cyhoeddus yn ogystal.

Mae'ch hawliau preifatrwydd wedi'u diogelu gan nad yw'r Cronfeydd Data ond yn storio gwybodaeth sylfaenol amdanoch, ceir protocol llym ar gyfer pwy all gael at eich gwybodaeth bersonol ac mae gennych y gallu i reoli'ch dewisiadau cyfathrebu. Gallwch hefyd wrthwynebu ein bod yn storio ac yn defnyddio'ch gwybodaeth bersonol unrhyw bryd fel yr amlinellir isod.

Mae'r fframwaith deddfwriaethol diogelu data yn cynnwys darpariaethau penodol sy'n ein galluogi i brosesu gwybodaeth ynglŷn â'ch rhywedd, eich tarddiad o ran hil neu ethnigrwydd, a'ch iechyd neu'ch cyflwr corfforol neu feddyliol er mwyn monitro amrywiaeth yn ddienw. Ar gyfer gwirfoddolwyr gall gwybodaeth ynglŷn â'ch iechyd neu'ch cyflwr corfforol neu feddyliol gael ei phrosesu gyda'ch caniatâd penodol.

Pwy all gael at eich Gwybodaeth Bersonol

Er bod y Cronfeydd Data yn gydweithrediad, ni all pob aelod o Cefnogi Trydydd Sector Cymru gael at eich gwybodaeth bersonol na'i defnyddio.

Rydym wedi sefydlu protocol llym, sydd wedi'i gynnwys yn y Memorandwm Cyd-ddealltwriaeth, i sicrhau nad yw WCVA neu CGS penodol ond yn cael at eich gwybodaeth ac yn ei defnyddio pan fo:

• gennych eisoes berthynas â'r aelod perthnasol o Cefnogi Trydydd Sector Cymru a oedd yn bodoli cyn datblygiad y Cronfeydd Data
• caniatâd wedi'i roi gennych chi i'r aelod perthnasol o Cefnogi Trydydd Sector Cymru gyfathrebu â chi
• gan yr aelod o Cefnogi Trydydd Sector Cymru fudd cyfreithlon penodol i ddefnyddio'ch gwybodaeth oherwydd, er enghraifft, mae'n cynnal digwyddiad yn yr ardal yr ydych yn byw neu'n gweithio ynddi

Gan fod WCVA yn gyfrifol am reoli'r Cronfeydd Data, gall nifer bach o aelodau o staff WCVA gael at yr holl wybodaeth sydd yn y Cronfeydd Data.

Rhannu'ch gwybodaeth bersonol â Thrydydd Partïon

Mae'r rhan hon o'r hysbysiad preifatrwydd yn nodi manylion trydydd partïon y gallem rannu'r wybodaeth bersonol sydd yn y Cronfeydd Data â nhw.

Mae'r Cronfeydd Data yn cael eu lletya gan drydydd partïon o'r enw Sales Force a Team Kinetic. Er bod gan Sales Force a Team Kinetic fynediad at y wybodaeth yn y Cronfeydd Data i sicrhau eu bod bob amser yn gweithio'n effeithiol, ni chaniateir iddynt ddefnyddio'r wybodaeth am unrhyw reswm.

Gallem hefyd redeg adroddiadau cyfanredol dienw oddi ar y cronfeydd data a'u rhannu â Llywodraeth Cymru, awdurdodau lleol, byrddau iechyd a'r Comisiwn Elusennau. Mae'n bosib y cyhoeddir yr adroddiadau hyn yn ogystal. Ni fyddwn yn rhannu'ch gwybodaeth bersonol â'r cyrff hyn fodd bynnag nac yn rhoi mynediad iddynt at y data "crai" y mae'r adroddiadau wedi'u seilio arno. Gallai'r aelodau o Cefnogi Trydydd Sector Cymru benodi ymchwilydd allanol i'n cynorthwyo gyda'r gwaith hwn, a fyddai'n cael mynediad at y wybodaeth sydd yn y Cronfeydd Data.

Gallai Cefnogi Trydydd Sector Cymru hefyd benodi gwerthuswr mewnol neu allanol i asesu effeithiolrwydd y Cronfeydd Data. Byddai'r gwerthuswr yn cael mynediad at y wybodaeth bersonol sydd yn y Cronfeydd Data, ond ni fyddai'n gallu defnyddio'r wybodaeth.

Nid ydym yn trosglwyddo gwybodaeth bersonol sydd yn y Cronfeydd Data y tu allan i'r Ardal Economaidd Ewropeaidd. Nid yw'r un o'r darparwyr gwasanaethau yr ydym yn eu defnyddio i'n cynorthwyo i ddarparu'r Cronfeydd Data wedi'u lleoli y tu allan i'r Ardal Economaidd Ewropeaidd.

Eich Dewisiadau Cyfathrebu

Mae'r Cronfeydd Data yn cynnig nodwedd i ni sy'n eich galluogi i bennu'ch dewisiadau cyfathrebu, o ran y dull cyfathrebu, y pwnc a pha fudiadau yr hoffech glywed ganddynt. Ewch i'r link ar y neges i ddiweddaru neu newid eich dewisiadau cyfathrebu unrhyw bryd. Sylwch y gall gymryd hyd at wythnos i unrhyw newidiadau gael eu prosesu.

Am ba hyd y byddwn yn cadw'ch gwybodaeth bersonol

Mae'r fframwaith deddfwriaethol diogelu data yn gosod rhwymedigaeth arnom i adolygu am ba hyd yr ydym yn cadw gwybodaeth bersonol. Ni allwn ond cadw'ch gwybodaeth bersonol am gyhyd ag sy'n angenrheidiol i ni wneud hynny. Nid ydym ond yn bwriadu cadw'ch gwybodaeth mewn ffurf adnabyddadwy yn y Cronfeydd Data tra ydych yn dal i fod yn fodlon i ni barhau i gyfathrebu â chi, neu tra ydych yn dymuno cael gwybod am gyfleoedd gwirfoddoli. Nid oes gennym gynlluniau ar hyn o bryd i ddileu'ch gwybodaeth.

Hawliau Unigolion

Mae gennych nifer o hawliau mewn perthynas â'r wybodaeth bersonol a gedwir yn y Cronfeydd Data. Os hoffech arfer unrhyw rai o'r hawliau, cysylltwch â WCVA drwy un o'r ffyrdd a nodir isod.

• Mae gennych hawl i gael mynediad at y wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch
• Mae gennych hawl i gywiro unrhyw wybodaeth sydd gennym amdanoch yr ydych yn credu sy'n anghywir neu'n anghyflawn
• Mae gennych hawl i wrthwynebu ein defnydd o'ch gwybodaeth bersonol at ddibenion marchnata uniongyrchol. Os na hoffech i ni gyfathrebu â chi mwyach, cysylltwch â ni. Ni fyddwn wedyn yn cyfathrebu â chi, ond byddwn yn cadw cofnod ohonoch a'ch cais i beidio â chlywed gennym.
• Mae gennych hawl i ofyn i ni ddileu'ch gwybodaeth. Sylwch, os ydym yn gwneud hyn, na fydd gennym gofnod o'r ffaith eich bod wedi gofyn i ni beidio â chyfathrebu â chi. Mae'n bosib felly y byddwch yn dechrau clywed gennym ryw adeg yn y dyfodol, os ydym yn cael eich manylion o ffynhonnell wahanol.
• Pan fo prosesu'ch gwybodaeth bersonol wedi'i seilio ar eich caniatâd, mae gennych hawl i dynnu'r caniatâd yn ôl unrhyw bryd. Cysylltwch â ni os hoffech wneud hyn.

Manylion Cyswllt

webmaster@wcva.org.uk

Sut i Gwyno

Rhowch wybod i ni os ydych yn anfodlon â'r ffordd rydym wedi defnyddio'ch gwybodaeth bersonol.

Mae gennych hefyd hawl i gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth. Gallwch gael gwybod ar ei gwefan sut i godi pryder yma.

Newidiadau yn yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn

Diweddarwyd yr hysbysiad preifatrwydd hwn ddiwethaf ar 2 Mai 2018. Rydym yn adolygu'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rheolaidd a gallem ei newid o bryd i'w gilydd drwy ddiweddaru'r dudalen hon i adlewyrchu newidiadau yn y gyfraith a/neu ein harferion preifatrwydd. Fe'ch anogwn i wirio'r hysbysiad preifatrwydd hwn am unrhyw newidiadau yn rheolaidd.

Rhestr o Aelodau Cefnogi Trydydd Sector Cymru a'u Manylion Cyswllt