Cynllunio

Mae cynllunio strategol yn canolbwyntio ar nodau ac amcanion hirdymor ac yna'n canfod y ffordd orau o gyflawni'r amcanion hynny. Fel arfer, bydd cynlluniau strategol yn ymestyn dros 3 neu 5 mlynedd ond gall fod yn fwy na hynny.

Mae'n ymdrech ddisgybledig i ffurfio ac arwain beth yn union yw mudiad, yr hyn mae'n ei wneud a pham ei fod yn ei wneud. Wrth gynllunio'n strategol mae'n rhaid cael cytundeb ynglŷn â'r ffordd ymlaen, casglu gwybodaeth ar raddfa fawr, edrych ar bob opsiwn, a rhoi pwyslais ar beth fydd effaith penderfyniadau heddiw ar y dyfodol.

Mae gan gynllunio strategol rôl allweddol yng nghynaliadwyedd y dyfodol gan ei fod yn helpu i feithrin persbectif hirdymor yn y mudiad.

Mae digonedd o adnoddau defnyddiol yn yr adran hon - astudiaethau achos, dolenni at wefannau sy'n cynnwys ffynonellau gwybodaeth pellach ac amrywiaeth o ganllawiau y gallwch eu lawrlwytho.

Meddwl yn strategol

Bydd meddwl yn strategol yn aml yn golygu bod rhaid i chi gefnu am ychydig ar eich gwaith pob dydd a'r pwysau sy'n dod yn ei sgil. Efallai eich bod am ddatblygu rhai syniadau ar eich pen eich hun ond mae'n aml yn werth chweil ei wneud ar y cyd â phawb sydd â diddordeb yn y mudiad - staff, gwirfoddolwyr, rheolwyr ac ymddiriedolwyr. Os ydynt i gyd yn rhan o'r trafodaethau, maent yn fwy tebygol o dderbyn y cynllun strategol a chytuno ar y ffordd ymlaen.

Mae meddwl yn strategol yn canolbwyntio ar:

• Y dyfodol y mae'ch mudiad am fod yn rhan ohono, yr enw a roddir ar hyn yn aml yw gweledigaeth
• Rôl eich mudiad i gyflawni'r weledigaeth honno, gelwir hyn yn aml yngenhadaeth
• Eich sefyllfa bresennol - sut mae'r mudiad yn perfformio a beth yw ei berthynas â'i randdeiliaid
• Tueddiadau'r dyfodol yn yr amgylchedd allanol a sut maent yn effeithio ar eich mudiad
• Newidiadau y mae'n bosibl y bydd rhaid i chi eu gwneud i'ch gwasanaethau neu ddulliau gweithio i ymateb i gyfleoedd a bygythiadau yn y dyfodol.

Yn syml, mae bod yn strategol yn golygu edrych ar bopeth yn ei gyfanrwydd. Dyma pryd mae angen i chi edrych ar bob opsiwn yn ofalus fel eich bod yn gallu symud ymlaen i'r cam nesaf - cytuno ar y ffordd ymlaen.

Cytuno ar y ffordd ymlaen

Mae hyn yn golygu mynd â'r 'meddwl strategol' i'r cam nesaf a sicrhau cytundeb ar genhadaeth eich mudiad. Bydd hyn fel arfer yn golygu derbyn adborth nifer o randdeiliaid, megis y staff, gwirfoddolwyr, rheolwyr, ymddiriedolwyr, defnyddwyr, cyllidwyr a mudiadau partner. Fodd bynnag, yr uwch reolwyr ac aelodau'r bwrdd ymddiriedolwyr ddylai wneud y penderfyniad terfynol.

Gellir sicrhau bod y cyfeiriad y mae'r mudiad yn mynd iddo yn un priodol a'i fod yn diwallu anghenion pawb trwy gyfeirio'n ôl at ddatganiad o fwriad y mudiad.

Datganiad o fwriad ywddatganiad byr o weledigaeth neu nodau'ch mudiad. Dylai ddisgrifio beth yw prif nodweddion y mudiad mewn ffordd syml. Gan ei seilio ar y nodau a'r amcanion yn eich dogfen lywodraethu, dylai'ch datganiad o fwriad gynnwys:

• Yr hyn mae'ch mudiad yn ceisio'i wneud
• Pwy sy'n elwa, defnyddwyr eich gwasanaeth neu fuddiolwyr
• Sut ydych chi'n cyflawni'ch nodau
• Sut ydych chi'n barnu ansawdd eich gwaith
• Ble ydych chi'n gwneud y gwaith

Cofiwch nad yw datblygu datganiad o fwriad yn golygu 'bod yn bopeth i bawb'. Rhaid i chi fod yn bendant iawn o ran yr hyn y gallwch ac na allwch ei gyflawni, gosod blaenoriaethau i'ch gwaith a gorfod dweud na ar adegau, os yw rhywbeth yn mynd yn groes i'ch cenhadaeth a'ch gwerthoedd.

Adnoddau defnyddiol

• Mae'r ymgynghorwyr nfpSynergywedi cyhoeddi canllaw i gynorthwyo mudiadau i ddatblygu cenhadaeth a gweledigaeth gref. Mae'r adroddiad, sy'n dwyn y teitl Mission Impossible, yn dilyn ymchwil a ddangosodd bod mwy nag un o bob pump o elusennau mwyaf y DU yn methu â chyfleu eu gweledigaeth, eu gwerthoedd a'u pwrpas i'w cefnogwyr neu eu staff. Mae hyn yn ei gwneud yn anodd i unigolion deimlo eu bod yn rhan o'r mudiad a'i waith. Gellir lawrlwytho crynodeb o'r adroddiad yn www.nfpsynergy.net/freereports

• Mae Picture this: a guide to scenario planning for voluntary organisationsyn ganllaw ymarferol a gyhoeddwyd gan NCVOar gyfer unrhyw un sy'n ymgymryd â rôl arweinydd ac sy'n awyddus i gael eu mudiad i feddwl a gweithredu'n strategol. Mae'n edrych ar gynllunio sefyllfaoedd fel 'proses o ddatblygu dewis o sawl dyfodol gwahanol er mwyn llunio strategaeth hyfyw'. Gellir prynu copi caled neu ei lawrlwytho mewn fformat PDF yn - www.ncvo-vol.org.uk/picturethis

Asesu eich mudiad

Cam nesaf y broses o gynllunio strategol yw asesu pob agwedd o'ch mudiad yn drylwyr; cyfeirir at hyn yn aml fel 'dadansoddiad amgylcheddol'. Wrth ddatblygu cynlluniau strategol, ni all yr un mudiad anwybyddu'r amgylchedd y mae'n gweithio ynddo. Mae'n hanfodol bod y mudiad yn asesu'r cyfleoedd a'r bygythiadau y mae'n debygol o'u hwynebu yn gynnar yn ystod y broses gynllunio.

Mae angen edrych ar dueddiadau a phroblemau o fewn eich mudiad ac yn yr amgylchedd allanol ehangach. Mae hynny'n golygu casglu gwybodaeth am eich prosiectau, gwasanaethau, canlyniadau, eich defnyddwyr a'u hanghenion, cystadleuwyr, cyllidwyr, partneriaid ac unrhyw ffactorau eraill a all effeithio ar eich mudiad. Er enghraifft, newidiadau i ddeddfau, trefniadau llywodraethu, rheoleiddio, cyflogaeth neu arferion gweithio.

Mae nifer o becynnau llwyddiannus ar gael i'ch helpu i asesu eich mudiad.

SWOT (Cryfderau, gwendidau, cyfleoedd a bygythiadau) - Mae hwn yn eich helpu i ddadansoddi cryfderau a gwendidau mewnol, yn ogystal â chyfleoedd a bygythiadau y mae'r mudiad yn debygol o'u hwynebu yn yr amgylchedd allanol. Bydd angen i chi wedyn benderfynu pa newidiadau bydd angen eu gwneud i fanteisio ar eich cryfderau ac i wneud yn fawr o'r cyfleoedd, i oresgyn y gwendidau a delio ag unrhyw fygythiad.

PEST (Gwleidyddol, Economaidd, Cymdeithasol a Thechnolegol) - Gall dadansoddiad PEST eich cynorthwyo i ddadansoddi'r amgylchedd allanol ymhellach ac edrych ar dueddiadau, cyfleoedd a risgiau posibl. Dylai hyn eich helpu i feddwl am y newidiadau a all ddigwydd a beth fydd eu goblygiadau i'ch mudiad. Gallwch wedyn fynd ati i baratoi strategaethau mewn ymateb i'r canlyniadau.

Ar ôl cwblhau eich asesiad dylech fod wedi cael amrywiaeth o syniadau ar gyfer opsiynau a dewisiadau ar gyfer y dyfodol.

Opsiynau a dewisiadau

Bydd asesiad o amgylchedd y mudiad yn arwain at nifer o opsiynau a dewisiadau. Mae angen ystyried yr holl opsiynau a dewisiadau hyn fel bod modd gwneud penderfyniadau ar sail gwybodaeth a fydd yn arwain at lunio strategaeth ar gyfer y dyfodol ac yn sicrhau ei chynaliadwyedd.

Yn ystod y cam hwn mae'n bwysig iawn sicrhau bod yr hyn y mae'r mudiad yn ei wneud o ran darparu gwasanaethau a gweithgareddau'n ganolog i'r mudiad ei hun. Gall cyfleoedd ymddangos fel syniad da ar y pryd, ond os ydych yn gwyro oddi wrth eich cenhadaeth a'ch gwerthoedd craidd, gallant fynd â'ch sylw a niweidio eich cynaliadwyedd yn y dyfodol.

Bydd angen i chi feddwl amflaenoriaethau, dichonoldeb a risgiau.Nid ydych yn debygol o allu gwneud popeth, felly ar beth dylech chi ganolbwyntio? A fedrwch chi gyflawni'ch cynlluniau? A oes gennych ddigon o arian ac adnoddau? A oes unrhyw rwystrau? Hefyd, a yw'n werth mentro ac wynebu'r risgiau?

Mae digon o becynnau cymorth ar gael i'ch helpu yn ystod y gwahanol gamau hyn. Rhoddir manylion am rai ohonynt yma.

Blaenoriaeth

Bydd y canfyddiadau a ddaw i'r amlwg yn sgil asesiad neu ddadansoddiad amgylcheddol y mudiad yn datgelu beth yw'r pethau pwysicaf sy'n wynebu'r mudiad. Gall hynny fod yn newid i'r gyfraith neu bolisi'r llywodraeth, newid yn y trefniadau nawdd neu gynnydd yn y galw am wasanaethau'r mudiad. Rhaid rhoi blaenoriaeth i'r rhain oll i sicrhau bod cenhadaeth y mudiad yn cael ei chyflawni.

Dichonoldeb

Ar ôl cytuno ar y blaenoriaethau, rhaid i chi edrych ar yr opsiynau sydd ar gael i'w cyflawni a beth fydd goblygiadau ymarferol hynny. Gall yr opsiynau a fydd ar gael i'r mudiad amrywio, a gallant gynnwys:

• A ddylid darparu gwasanaethau ychwanegol - yn fewnol neu eu contractio?
• A oes angen nawdd ychwanegol ar y mudiad?
• A oes angen adeiladau newydd ynteu a ellir defnyddio'r gofod presennol yn fwy effeithlon?
• A oes cyfleoedd i amrywio ffynonellau incwm?
• A oes angen i ni recriwtio rhagor o staff i wella ein gwasanaeth?

Adnoddau defnyddiol

• Mae Picture This: a guide to scenario planning for voluntary organisationsyn ganllaw ymarferol a gyhoeddir gan NCVO ar gyfer unrhyw un sy'n ysgwyddo rôl arweinydd ac sy'n awyddus i weld eu mudiad yn meddwl a gweithredu'n strategol. Mae'n edrych ar gynllunio sefyllfaoedd fel 'proses o ddatblygu dewis o sawl dyfodol gwahanol er mwyn llunio strategaeth hyfyw'. Gellir prynu copi caled neu ei lawrlwytho mewn fformat PDF yn - www.ncvo-vol.org.uk/picturethis
• GallAnsoff's Matrixeich helpu i ystyried eich opsiynau ar gyfer ehangu eich gweithgareddau.

Risg

Pa ddewisiadau bynnag a wneir, bydd rhaid cynnal asesiad risg llawn i sicrhau nad yw'r mudiad yn rhy agored o ran ymrwymiadau ariannol a'i allu i ddarparu gwasanaeth o safon i'w ddefnyddwyr. Mae asesiad risg yn rhestru, yn didoli ac yn trefnu risgiau yn ôl pwysigrwydd a lefel y perygl. Trwy ddeall yr hyn a all fygwth perfformiad eich mudiad, neu hyd yn oed ei gynaliadwyedd yn y dyfodol, gallwch fod mewn gwell sefyllfa i leihau effaith y risgiau hynny.

Gellir cynnal asesiad risg mewn sawl ffordd, a bydd hynny'n dibynnu ar yr hyn yr ydych am ei fesur. Mae nifer o becynnau ymarferol ar gael i alluogi mudiad i gynnal asesiad risg llawn a manwl.

Adnoddau defnyddiol

• Mae dau adnodd ar gael i asesu risg, diolch i gylchlythyr e-bost Volresource, sef Five steps to Risk Assessment(PDF 136KB), taflen gan yr Awdurdod Gweithredol Iechyd a Diogelwch a Running the Risk? - A risk management tool for volunteer involving organisations,sydd ar gael oddi wrth Volunteering Australia.

Y cynllun strategol

Wrth weithio'ch ffordd trwy'r broses cynllunio strategol, dylai fod gennych ddigon o wybodaeth i ysgrifennu cynllun strategol. Mae cynllun strategol da yn un byr a phwrpasol ac fe'i defnyddir i gyfleu cynnwys y strategaeth i'r rhanddeiliaid. Nid yw dogfen faith a chymhleth mor debygol o gael ei defnyddio mewn gweithgareddau pob dydd.

Fel arfer, bydd cynllun strategol yn cynnwys:

• Datganiad o weledigaeth a chenhadaeth y mudiad
• Nodau ac amcanion penodol
• Sut yr ydych yn gobeithio cyflawni'r nodau a'r amcanion hynny
• Y prif newidiadau y mae'n gobeithio eu gwneud dros y blynyddoedd nesaf
• Rhesymau byr pam fod y newidiadau hynny'n briodol i'r mudiad
• Prif oblygiadau'r strategaeth o ran cyllid, staffio, nawdd, gwirfoddolwyr, sgiliau ac adnoddau
• Rolau pobl allweddol wrth gyflawni'r strategaeth
• Asesiad o'r risgiau a'r rhwystrau tebygol
• Yr amserlenni a'r broses ar gyfer monitro a gwerthuso'r strategaeth

Gweithredu'r cynllun

Dyma'r rhan bwysicaf o'r broses cynllunio strategol - oherwydd os na fydd y mudiad yn rhoi'r penderfyniadau a wnaethpwyd ar waith, yna bydd yr holl ymdrechion a wnaethpwyd i gynhyrchu'r cynllun wedi bod yn wastraff. Mae hyn yn golygu troi'r nodau ac amcanion lefel uchel yn benderfyniadau a gweithgareddau o ddydd i ddydd. Gwnewch yn siwr bod yr holl staff yn deall ac yn cael mynediad llawn at y strategaeth er mwyn iddynt hwythau gael chwarae rhan flaenllaw i'w gwireddu. Rhaid i egwyddorion y cynllun gweithredu gael eu hymgorffori i'r rhaglenni gwaith presennol a rhai'r dyfodol a dylech ystyried neilltuo rolau a chyfrifoldebau i dimau neu unigolion penodol.

Cofiwch, os byddwch yn newid eich gweledigaeth, eich cenhadaeth neu'ch gwerthoedd gall hyn olygu newid sylfaenol i'ch mudiad. Bydd rhaid i chi feddwl yn ofalus sut yr ydych yn bwriadu cyflwyno a rheoli'r newid hwn.

Gwerthuso

Gwerthuso canlyniadau ac effaith y cynllun strategol yw diwedd y daith o ran cynllunio strategol. Pan fydd y cynllun strategol wedi'i ymgorffori'n llawn o fewn y mudiad, mae'n amser camu'n ôl ac edrych ar yr hyn sy'n gweithio'n dda ac, yr un mor bwysig, yr hyn nad yw'n gweithio gystal.

Bydd angen i chi gynnal adolygiadau ysbeidiol i fonitro a gwerthuso:

• Strwythurau, prosesau, polisïau a gweithdrefnaumewnole.e. lefelau staffio, arfarniadau, dulliau gweithio
• Agweddauallanoly gwasanaethau a darperir gennych e.e. adborth ar safon y gwasanaeth, niferoedd y defnyddwyr, ymholiadau.

Bydd yr wybodaeth hon yn ddefnyddiol, nid yn unig i'ch mudiad, ond hefyd i gyllidwyr posibl, i ddenu defnyddwyr newydd a gwirfoddolwyr, ac i ddenu cefnogaeth partneriaid a'r cyhoedd.

Mae'n bwysig hefyd 'cadw'r strategaeth yn fyw' trwy addasu'ch strategaeth dros amser a'i hadolygu bob rhyw 3-5 mlynedd, oni bai bod yr amgylchedd yr ydych yn gweithio ynddo'n newid yn barhaus. Dylech fanteisio ar y cyfle mewn cyfarfodydd gyda staff ac ymddiriedolwyr i drafod ac adolygu'r cynllun strategol a dylai pobl newydd sy'n ymuno â'ch mudiad - staff, gwirfoddolwyr ac ymddiriedolwyr - fod yn ymwybodol o'r cynllun strategol.

Mae'r cam gwerthuso'n adeg ddelfrydol i benderfynu pa brosiectau neu weithgareddau newydd yr ydych am ymgymryd â hwy ac a yw eich mudiad mewn sefyllfa i'w cyflawni, ac felly, i ddechrau ar y cylch cynllunio strategol unwaith eto.